Как быть в лучшей форме на выставке
Все, кто отвечает за организацию стенда своей компании на выставке, – мы знаем, какая это большая работа!
🔷🔷🔷
Дни перед мероприятием обычно проходят в водовороте подготовки, но настоящий стресс наступает, когда вы уже на месте. Вы несёте ответственность за логистику, координацию команды, взаимодействие с посетителями и решение неожиданных проблем. Давление может нарастать, но с правильным настроем и тактикой поведения вы сможете сохранять спокойствие и контроль и насладиться продуктивной работой и живым общением.
Вот 5 советов, которые помогут справиться со стрессом во время выставки и обеспечить её успешное проведение:
1. Оставайтесь сосредоточенными: расставляйте приоритеты и делегируйте задачи
Находясь на выставке, легко увязнуть в сотне дел сразу. Вам может казаться, что вы должны контролировать всё, но это прямой путь к выгоранию.
Что можно сделать
▶️Выделите ключевые задачи: определите самые важные направления и сосредоточьтесь на них: завоз экспонатов, внешний вид стенда, готовность оборудования. Менее значимые вопросы передавайте команде.
▶️Доверяйте своей команде: разделите роли и заранее обучите сотрудников. Дайте им возможность самостоятельно решать задачи, чтобы освободить себе время для более глобальных вопросов.
▶️Создайте реалистичный график: оставляйте промежутки между задачами, чтобы иметь возможность оперативно реагировать на неожиданные ситуации. Хорошо, если график работы на монтаже/ демонтаже и во время работы на выставке будет известен всем членам команды: все могут посмотреть, кто из коллег когда присутствует на площадке. Это поможет избежать суеты и лишнего волнения.
2. Готовьтесь к неожиданностям: действуйте проактивно, а не реактивно
Сколько бы вы ни готовились, на месте всегда что-то идёт не по плану: опаздывает доставка, сотрудник забывает документы, оставили в офисе коробку с визитками. Важно сохранять хладнокровие и не позволять стрессу сбить вас с курса.
Что можно сделать
▶️Приезжайте на площадку заранее: пусть у вас в запасе всегда будет время для непредвиденного манёвра, если необходимо.
▶️Продумайте запасные планы: подготовьте резервные решения на случай неполадок с техникой, нехватки персонала и других проблем.
▶️Смотрите на трудности как на задачи, а не на проблемы: подходите к неожиданностям с позиции решения, а не паники.
▶️Будьте гибкими: следование стратегии важно, но умение адаптироваться к изменениям поможет избежать лишнего напряжения.
▶️Сохраняйте самообладание: ваш настрой передаётся коллегам и подчинённым. Будьте лидером и держите команду в форме.
3. Управляйте техникой: сохраняйте спокойствие при сбоях
Современные выставки невозможны без технологий, но они же могут стать причиной стресса.
Что можно сделать
▶️Подумайте про интернет: решите заранее, будете ли вы пользоваться мобильным интернетом или закажете специальное подключение у организатора.
▶️Берите запасное оборудование: дополнительные зарядки, кабели или даже резервный ноутбук помогут справиться с техническими проблемами на месте.
▶️Держите контакты ваших технических специалистов под рукой: если на стенде демонстрируется оборудование, лучше, если инженер будет на площадке или на связи.
4. Заботьтесь о себе: физическое состояние влияет на уровень стресса
Долгие часы на ногах, постоянные решения задач и недосып утомляют. Поддержание физического состояния поможет сохранять энергию.
Что можно сделать
▶️Следите за питанием и питьевым режимом: выставка – период повышенной активности. Пейте воду, имейте лёгкие перекусы на стенде для всех сотрудников. Не пренебрегайте обеденным перерывом: лучше сделать график для команды, чтобы на стенде всегда были специалисты.
▶️Высыпайтесь: поздний отход ко сну и ранние подъёмы – обычное дело в дни выставок. Помните, что качественный сон необходим для сохранения работоспособности. А работать в необычном режиме необходимо несколько дней подряд – энергии должно хватить.
*️⃣Продолжение — завтра