Вас назначили директором по персоналу. Как принять дела?
В принципе, это касается, наверное, любого руководителя (да и не только), который устраиваясь на работу принимает на себя ответственность за состояние дел в определенной функции.
Типичная картинка «прием дел» выглядит следующим образом: «сначала впишемся, а потом разберемся». Потом стандартно много времени уходит на погружение, знакомство, изучение специфики и т.д. А все это время в отделе что-то происходит, деятельность не остановлена, все работает так как и работало раньше до вас, но…..
ТЕПЕРЬ ЭТО ВАША ЗОНА ОТВЕТСТВЕННОСТИ
Причем не в фигуральном, а прямом смысле. Если во время вашего руководства совершаются, какие- то нарушения, это административная и не только ответственность руководителя.
Поэтому, как бы банально это не выглядело, но очень важно, вступая в должность оформить
ПРИЕМ - ПЕРЕДАЧУ ДЕЛ.
Конечно, можно переживать:
• «у кого принимать документы и дела, если предшественник уже уволен?»,
• «а как к этому отнесется работодатель, типа я хочу снять с себя ответственность за что-то?»,
• И др.
Конечно, можно этого ничего и не делать, дело ваше, но вся моя практика показывает, что это крайне полезное мероприятие с разных точек зрения: репутационных, психологических, профессиональных и т.д.
Вообще такую приемку дел лучше делать до того, как вы официально вступили в должность, потому что на этапе такой приемки иногда можно адекватно ответить себе на вопрос:
• Готовы вы в это ввязываться?
• Понятны ли вам масштабы работы для исправления?
• Есть ли с кем вам это исправлять (квалифицированная ли команда или нет)?
• Соответствует ли согласованный размер зарплаты объемам работы?
Итак, как организовать процедуру:
1. Сделать мини аудит с описанием состояния дел (документов) которые вы принимаете,
2. Оформить результаты такого аудита в виде акта,
3. Со стороны передающей оптимально, чтобы был фактический руководитель, на место которого вы заступаете, но если его нет – иное лицо, либо уровня выше (директор), либо уровня ниже (если директор не хочет), назначенный директором,
4. Вы подписываетесь как принимающая сторона.
5. На основании такого акта сразу делайте календарный план необходимых корректировок или сроки проведения углубленного аудита отдельных вопросов.
6. Согласовываете такой план с руководителем, определяя приоритетные вопросы и оговаривая сроки выполнения того, что не относится к первому приоритету.
Итак, вуаля. Что мы получили:
1. Показали объективную картинку состояния «до вас» руководителю,
2. Показали свой серьезный системный профессиональный подход и знания,
3. Показали, что вы понимаете, как исправить «косяки» и согласовали сколько на это надо время (и здесь же может согласовали необходимые ресурсы),
4. Защитили себя от ответственности за «хвосты предшественника» (что тоже крайне важно).
Даже если по каким-то причинам вы не можете задокументировать состояние, в котором вы принимаете дела, то хотя бы опишите это состояние дел, в котором фактически дела были приняты в течение короткого времени после назначения.
Во-первых, профессионал, чтобы двигаться куда-то должен понимать точку «ноль», что там у вас, какой кот в мешке, в каком состоянии дела и риски, чтобы понимать необходимые инструменты для этого самого движения. Ну согласитесь, как управленец, что очень странно рисовать план движения без оценки текущего состояния. А также непонятно как оценивать динамику, что такое «хорошо» и что такое «плохо».
Во-вторых, мы с вами несем ответственность за нарушения максимум в виде административных санкций, а вот руководитель организации может нести ответственность вплоть до уголовной за нарушения, допущенные в области управления персоналом. Поэтому некое информирование его о состоянии дел и рисках является нашей профессиональной обязанностью. И профессиональной честью.
Мое мнение.
А вообще это конечно, Ваше дело, как Вы там вступаете в должность. Это Ваши персональные риски, риски Вашей компании и риски руководителя Вашей компании.