Концерт по заявкам: автоматизация в Яндекс Трекере 🎸
Недавно в одном из профессиональных чатов всплыли вопрос о Яндекс.Трекере. Оказалось, что мы не одиноки, кто активно использует его в работе. Хотя, по моим наблюдениям, большинство коллег сидят на Битриксе24 или Jira.
За несколько лет использования Трекера мы успели немного разобраться в системе. Она своеобразная, но в целом довольно гибкая. Сегодня хочу поделиться частью автоматизаций, которые мы используем. Что-то мы придумали, что-то подсмотрели, а что-то посоветовали.
Важно понимать: многие триггеры у нас связаны между собой. Например, один добавляет комментарий к задаче, другой тут же шлёт его в Telegram.
Уведомление исполнителя об активации задачи ⏰
У нас довольно много задач в статусе "Отложено" — это своеобразный бэклог. Чтобы не теряться в этом, мы сделали так: как только автор активирует задачу, триггер автоматически упоминает исполнителя в комментарии, чтобы тот точно не пропустил задачу.
Уведомление автора о готовности задачи 👌
Когда исполнитель завершает работу и задача переходит в статус "Ожидаем проверки", система автоматически призывает в комментарии автора aka менеджера, чтобы они проверили результат.
Уведомление QA ✍️
Если задача готова, но ещё не протестирована, триггер уведомляет нашего QA-специалистов. Он получает уведомление, забирает задачу в свою очередь и приступает к тестированию.
Просроченные задачи ⏰
Мы больше работаем со списками, чем с канбаном. Но в Яндекс.Трекере, в отличие от Битрикса или Wrike, просроченные задачи в списке ничем не выделяются. Чтобы решить этот момент, у нас настроен триггер, который проверяет дедлайны. Если задача просрочена, в ней автоматически появляется комментарий.
Автоматическая очистка поля "Ждёт ответа" ✅
В Трекере есть специальное поле — своего рода флажок "ждём ответа от пользователя". Но если задача закрыта и полностью готова, понятно, что никаких ответов уже не требуется. Поэтому при закрытии задача автоматически очищается от этого флажка.
Очистка дат при переходе в "Отложено" 📅
Если задача по каким-то причинам откладывается после выполнения, у неё обычно остаются заполненные даты начала и дедлайна. Чтобы не возникало путаницы, при переводе в статус "Отложено" все даты автоматически обнуляются. Этот статус у нас своего рода "горлышко": если задачу решат активировать заново, через него точно пройдут.
Сбор обратной связи: оценки автора и исполнителя ⭐️
Мы стараемся следим за качеством процессов. Исполнитель может оценить постановку задачи по 5 параметрам по 5-балльной шкале. В свою очередь, автор задачи оценивает исполнителя по аналогичным критериям.
Интеграция комментариев с Telegram 📬
У нас есть Telegram-бот, который уведомляет о отпусках, новостях и другой важной информации. Мы интегрировали с ним и Яндекс.Трекер. Теперь комментарии в задаче автоматически уходит в нужный чат, и команда сразу видит, что происходит.
Учёт затрат времени 🕒
Все данные о потраченном времени, которые исполнители заносят в Трекер, автоматически передаются в нашу систему. Про саму миграцию на этот подход и нюансы можно рассказать отдельно — это целая история.
Задачу не взяли в работу 📢
У нас есть промежуточный статус "Активно" — задача должна быть в работе. Но иногда исполнитель по каким-то причинам не приступает к ней. Если наступает дата начала задачи, а статус остаётся "Активно", система пишет комментарий.
Шаблон описания для задач 📋
Чтобы описание задач были структурированными, мы используем шаблон описания. Автоматизация добавляет этот шаблон в тело задачи при создании.
Уведомление о перерасходе времени ⚠️
В каждой задаче есть поле "Оценка" — например, 8 часов. Если исполнитель начинает выходить за рамки, приходит комментарий. Чтобы автор был в курсе перерасхода, триггер шлёт уведомление.
P.S. Термины "Автор" и "Исполнитель" могут звучать сухо/грубо, но это стандартные обозначения из самого Яндекс.Трекера — так просто удобнее и привычнее.
Конечно, у всех триггеров есть нюансы, иногда случаются казусы и даже зацикливания, но это уже тема для отдельного разговора.
Чуть больше
текста в блоге.