Если кажется, что рынок меняется слишком быстро — пора взглянуть на него шире 👀

PEST-анализ помогает понять, как на бизнес влияют внешние факторы. С ним легче заранее увидеть риски, возможности — и грамотно скорректировать стратегию, а не реагировать в спешке.

💡В инфографике — что входит в PEST-анализ, а подробнее о плюсах, минусах и как провести его у себя в компании — рассказали в статье.

Перенести данные 200 проектов и не остановить работу — возможно?

В BAR creative agency справились — переехали из Notion в Kaiten без сбоев в процессах 💪

Переезд занял 3 месяца и был непростым: из-за большого объема данных загрузка из Notion шла медленно, приходилось делить экспорт на части. Но команда Kaiten была рядом: саппорт помогал искать ошибки, а разработчики дорабатывали Convertinator под задачу. В итоге — всё получилось!

Что изменилось после перехода:
🟣 вместо одной страницы на клиента — полноценное пространство;
🟣 избавились от лишних функций и пересобрали систему задач;
🟣 открыли для себя новые возможности, которых в Notion не было.

📎 Подробности читайте в нашем кейсе на «Бизнес-секретах»

👨‍💻Вебинар для маркетологов: как выстроить процессы и навести порядок в команде

Если вы руководите digital-направлением или строите маркетинг с нуля — сохраняйте анонс. Мы готовим для вас вебинар, где расскажем, как с помощью Kaiten:

• упорядочить задачи и фокус команды,
• запускать кампании и гипотезы быстрее,
• наладить взаимодействие с подрядчиками,
• сократить рутину, созвоны и микроменеджмент.

🔧 Разберем реальные кейсы компаний и соберем рабочее пространство, которое можно сразу применить у себя.

Встречаемся онлайн 23 апреля в 16:00 по МСК.
Регистрация по ссылке: https://clck.ru/3LZk88

Новая фича: копирование автоматизаций и ограничений с одного пространства на другое

Чтобы вы не тратили время на создание похожих настроек с нуля.

🙌 Все просто:
- выберите нужную автоматизацию / ограничение;
- три точки — «копировать в»;
- укажите пространство, на которое хотите скопировать.

❗️При копировании могут возникать ошибки. Это нормально. Если в настройках указаны параметры, недоступные в новом пространстве. Например, конкретная доска или исполнитель.

Корректные автоматизации / ограничничения — перенесутся на новое пространство и запустится автоматически.

С ошибкой — настройки будут скопированы, но не активированы. Кайтен укажет параметры, которые нужно изменить. А затем вам нужно будет вручную активировать автоматизацию / ограничение.

👋🏻Ловите свежую подборку статей из блога — собрали полезные материалы о подходах к управлению и системной работе в командах.

Читайте, если пропустили:

🟣 Каскадная модель Waterfall — что в ней работает, а что тормозит процессы, и почему всё больше команд выбирают Agile.

🟣 Как навести порядок в работе команды — вместе с Романом Петровым и Денисом Бортоломе рассказываем, как внедрить систему и выстроить прозрачные процессы без хаоса.

🟣 Матрица ответственности RACI — объясняем, какие бывают подходы к распределению ролей, зачем это нужно и как настроить модель шаг за шагом.

👋 Всем привет от команды Кайтен! О прозрачности

Мы уже писали ранее, что планируем подготовить основательный Status page для отслеживания текущего состояния Kaiten. А пока что создали демо-версию в формате TG-канала, куда будем транслировать актуальный статус доступности Kaiten: https://t.me/kaiten_status

✅ информация о доступности,
✅ технические работы,
✅ общие апдейты о стабильности сервиса,
✅ отчеты о повышении стабильности системы.

Мы запустили этот канал, чтобы быть максимально прозрачными и всегда держать вас в курсе.

Кстати, вы тоже можете стать со-автором Кайтен-блога

➡️ Если у вас есть экспертиза в управлении проектами, продуктами или командами, развитии сотрудников, выстраивании эффективных рабочих процессов или личной эффективности.
➡️ Если вы хотите поделиться своим опытом.

Просто напишите нам в редакцию: marketing@kaiten.ru
Вам ответят Дарья или Марина и расскажут подробности.

Вы работаете не по Agile

Написали классную и немного провокационную статью вместе с Артемом Летюшевым. Про внедрение Agile «на хайпе» и искаженное понимание принципов манифеста, которое ведет к сырым ненужным пользователю продуктам.

В материале разбираемся в разнице между настоящим значением принципов и мифами, которые компании принимают за правила и внедряют в свои процессы.

➡️ Читать на Хабре: https://habr.com/ru/companies/kaiten/articles/901236/

Улучшения в разделе«Архив»

Архив теперь устроен таким же образом как и вид «Таблица»:

✅ в архиве можно настраивать отображаемые поля и их порядок,
✅ при выгрузке будут учитываться только поля, выбранные пользователем,
✅ также при экспорте колонки будут переведены на язык, который установлен в Kaiten (помимо кастомных полей).

‼️ На связи техническая команда Kaiten: честный отчет и принятые меры

9 апреля наш сервис столкнулся с серьезными перебоями в работе из-за перегрузки кластера БД, что привело к временной недоступности Kaiten.

Хотим поделиться результатами расследования инцидента и дальнейшими действиями по повышению надежности Kaiten.

➡️ Читать в блоге

Обновление о стабилизации работы Kaiten

Сегодня мы провели масштабную работу по устранению проблем с производительностью нашей базы данных. Нам удалось выявить и исправить ряд обстоятельств, приводящих к повышенной нагрузке, включая оптимизацию процессов обслуживания данных и тонкую настройку системы.

Благодаря этим изменениям, работа сервиса была стабилизирована, а потребление ресурсов вернулось к ожидаемому уровню. Окончательная причина скачка нагрузки пока не определена — мы продолжаем разбираться.

В ближайшее время мы также планируем перенести базу данных на более мощные серверы — это должно минимизировать риски подобных сбоев в будущем.

Позже мы подготовим подробный постмортем, в котором разберем ход событий и укажем дальнейшие шаги для повышения устойчивости системы. Это серьезная ситуация, и мы не оставим ее без внимания.

Благодарим вас за терпение и понимание! ❤️

UPD: Сложная ситуация, но Kaiten работает.

На данный момент восстановили работу сервиса, но не можем гарантировать его стабильность в ближайшие часы. Техническая команда продолжает работать над полной стабилизацией.

Подробный пост-мортем, план действий по повышению стабильности и шаги по взаимодействию с пользователями будут опубликованы после того, как мы убедимся, что все неполадки устранены.

Мы понимаем, насколько ситуация критична для вас. И для нас. Будем держать вас в курсе любых изменений.

Спасибо за терпение и поддержку.
Вся команда Kaiten.

Вынуждены сообщить, что снова наблюдаем проблемы с доступностью. Повторно выполняем операции по восстановлению. Ждем сроков решения от технической команды. После точечно вернемся с анализом произошедшего и принятыми мерами.

‼️ Работоспособность Kaiten восстановлена

Мы искренне сожалеем, что пользователи на длительное время потеряли доступ к системе. Это серьёзная ситуация, и мы понимаем, как важно для вашей работы быть уверенными в стабильности сервиса.

Сейчас команда продолжает вести наблюдение, а также глубоко разбирается в причинах произошедшего.

Мы опубликуем подробное официальное объяснение и расскажем, какие шаги будут предприняты далее.

UPD: Технические работы продолжаются. Мы уже выполнили все необходимые действия по восстановлению и ждем выполнения запущенных операций. Это может занять около трёх часов.

Как только процессы завершатся, сервис будет полностью восстановлен. Спасибо за терпение — мы продолжим держать в курсе.

UPD: работы продолжаются, мы определили корень проблемы и решаем её, пользовательские данные не затронуты. Продолжим держать в курсе и вернемся с апдейтом в течение 30 минут.

Продолжаем проводить восстановительные работы. Все силы технической команды направлены на скорейшее решение проблемы.

После восстановления обязательно вернемся с разъяснением причин и принятых мер в виде подробной обратной связи.

Работаем над восстановлением стабильного доступа к Kaiten. Уже выяснили причину и занимаемся устранением.

Приносим свои извинения за неудобства. Как только доступ будет восстановлен, мы дадим вам знать и подробнее расскажем о том, что случилось.

👋Вебинар про настройку HR-процессов в Kaiten

9 апреля в 16:00 по МСК соберемся на закрытый вебинар, где расскажем, как прокачать работу HR-направления. Сделаем упор на практике: посмотрим рабочие пространства и настроим свое, обсудим, как это уже работает в других компаниях.

И еще:
• поговорим о «подводных камнях», которые мешают работе рекрутеров;
• поделимся, как объединить все процессы в одном месте: от онбординга до отчетности;
• расскажем, как компания со штатом 100+ человек автоматизировала кадровые процессы;
• пообщаемся с вами и ответим на вопросы.

Если вы HR-директор, HR-специалист, кадровик или начинаете выстраивать работу HR-отдела в своей компании — будем ждать вас на онлайн-трансляции.

👉 Регистрируйтесь по ссылке: https://clck.ru/3L4czw

Экспорт документов в формате Docx

Добавили возможность выгружать документы в редактируемом формате (*.docx). Например, если нужно передать файлы сторонним пользователям, которые не имеют доступа к Kaiten.

Выгружать могут редакторы и администраторы: «Поделиться» → «Экспортировать» → «Docx».

➡️Детали: https://faq-ru.kaiten.site/dc225ab4-3b08-4c20-b12e-7f2d3a36549a

Два обновления Kaiten, связанные с настойками групп пользователей

💜 Временная деактивация групп пользователей, если они стали для вас неактуальны. При деактивации группы, пользователи не исключаются из нее, но теряют доступ к рабочим элементам, которые были предоставлены через данную группу.

Подробности: https://faq-ru.kaiten.site/a923ff35-f300-45e3-9554-e0a515f786eb

💜 Возможность создавать строгую синхронизацию групп пользователей с AD (Active Directory) по UID, что позволяет ввести запрет на ручное редактирование групп в настройках синхронизации. Это позволит поддерживать состав группы в Kaiten в соответствии с данными из AD.

Подробности: https://faq-ru.kaiten.site/c676f2d5-ea53-4445-968b-66359df6c390

Kaiten доступен ‼️

Актуальная информация

Причина: проблемы с доступностью БД связана со сбоем сетевого оборудования.
Решение: на текущий момент ведутся работы по восстановлению.
Сроки решения: ориентировочно в течение 30 минут.

Продолжим держать вас в курсе.

‼️ Работаем над восстановлением стабильного доступа к Kaiten. Уже выяснили причину и занимаемся устранением. Будем держать вас в курсе.

Обратная связь: как собирать и что с ней делать

Обратная связь может быть простой, человечной, полезной и даже приятной — если встроить её в повседневную работу правильно. Но не всегда понятно, что лучше говорить? Когда это делать? Как не перегнуть? И можно ли вообще дать фидбэк, например, своему руководителю?

Оказывается, на каждую ситуацию есть свой понятный инструмент. В карточках разные подходы и форматы, которые можно адаптировать именно под вашу команду: от экспресс-фидбэка «в моменте» до сближающих игр.

Эти рекомендации мы подготовили совместно с Центром Sbergile as a Service от Сбера, эксперты которого работают с трансформациями десятков команд — от IT до промышленности. Они точно знают, что эти советы будут особенно полезны, если и вы хотите:

• выстроить культуру диалога, а не формальных оценок
• развивать доверие в команде
• растить команды без выгорания.

Построили процессы в Kaiten и начали выполнять в 2 раза больше задач — своим опытом использования сервиса делится «Удоканская медь»

Вот, какие решения помогли команде улучшить бизнес-процессы почти 4500 человек:

➡️ автоматизировали операционное развитие в 1С: создали доски под каждое из направлений, чтобы отслеживать задачи;
➡️ организовали портфели проектов на досках, чтобы следить за динамикой и не терять фокус.

В результате повысились прозрачность, управляемость и контроль. Команда стала чаще попадать в сроки, не терять важное и вести системные улучшения эффективности внутренних процессов.

Подробнее о кейсе читайте в статье по ссылке: https://secrets.tbank.ru/blogi-kompanij/avtomatizaciya-biznes-processov-v-kaiten/.

Кому знакома ситуация с картинки? Для вас подготовили статью о том, как победить прокрастинацию и повысить личную продуктивность: https://vc.ru/life/1873540-kogda-sroki-goryat-kak-pobedit-prokrastinaciyu-i-povysit-lichnuyu-i-komandnuyu-produktivnost

Мы написали ее вместе с топовыми экспертами: Марией Товпинец, партнером scrum.ru, автором канала Адаптивные организации, и Тиграном Басеяном, руководителем МТС Линк Доски и автором канала Black product owner.

Разобрали:
➡️ 5 методов борьбы с прокрастинацией
➡️ Экстренные методы для быстрого включения в работу
➡️ Частые ошибки на пути к эффективноти, прожитые на личном опыте

🔥 Очень рекомендуем!

💜 Всем привет! Выпустили крутые стикеры и эмодзи для Telegram в стиле Kaiten.

Помогут оживить любой рабочий чатик 🔥🔥

➡️ Ссылка для добавления стикеров
https://t.me/addstickers/Kaiten_stickers

➡️ Ссылка для добавления эмодзи
https://t.me/addemoji/Kaiten_agile_Emoji

Расширенное окно фильтров

Для удобной фильтрации карточек и других элементов добавили возможность расширять окно фильтров.

Функция доступна на досках, в списках, таблицах, таймлайне, в архиве, а также в административном разделе Дерево сущностей и в Документах при добавлении карточек.

Чтобы открыть окно, нужно добавить один из фильтров, а затем нажать «Развернуть».

База про жизненный цикл разработки ПО (SDLC): этапы, виды моделей и их различия

👉 Новая статья на Habr: https://habr.com/ru/companies/kaiten/articles/893866/

Для успешной разработки ПО используют определенный алгоритм — SDLC (Software Life Cycle Model), или жизненный цикл разработки. Это базовая структура, упрощающая поэтапную работу над проектами и облегчая их поддержку.

И если с этапами работы все понятно, то с жизненными моделями SDLC возникает путаница. Поэтому мы совместно с командой AGIMA решили подробно разобрать всю информацию про SDLC.

В статье рассказываем и показываем:

→ что такое SDLC и зачем его учитывать;
→ какие существуют этапы жизненного цикла разработки ПО;
→ какие есть модели SDLC, их плюсы и минусы;
→ в чем разница между разными моделями жизненного цикла ПО;
→ как эффективно управлять этапами SDLC.

Фильтры и массовые действия в разделе Дерево сущностей

Привет! Начинаем неделю с полезных обновлений.

Напомним, Дерево сущностей — это административный раздел, который позволяет работать со всей структурой рабочих элементов в Кайтене.

Мы добавили в него две важные функции:

→ Фильтры. Помогут быстро найти все элементы в аккаунте, которые соответствуют нужным параметрам. Например, все пространства, в которых определенный пользователь добавлен с ролью «Администратор».

→ Массовое изменение ролей. Позволяет быстро изменить роли сразу в нескольких рабочих элементах. Например, если вы хотите выдать всем пользователям с ролью «Редактор» новую кастомную роль с определенными ограничениями.

Подробности в инструкци

Поиск карточек в Архиве через фильтры

Перенесли поиск по названию архивных карточек в раздел «Фильтры». Теперь искать карточки в архиве можно не только по частичному вхождению фразы, но и по другим критериям («Это» — точное вхождение фразы, «начинается с», «не содержит» и пр.)

Также теперь можно комбинировать поиск по названию с другими фильтрами для более быстрого детального поиска.

Как найти: Архив → Фильтры → Название → «ваша поисковая фраза» → Добавить.

Привет! Свежая подборка экспертных материалов и кейсов из Kaiten-блога. Как от сердца отрываем! Читайте сами, делитеь с коллегами

⭐️ Как построить workflow (и что это вообще такое) — разбираем популярные виды workflow, учимся автоматизировать рутинные задачи, избегать ошибок и не срывать дедлайны за счет структурирования работы.

⭐️ Модели зрелости управления проектами — как определить, на каком уровне сейчас находится ваша компания и за счет каких шагов можно повысить текущий уровень зрелости.

⭐️ Кейс «Клаудмастер» — как раздельные канбан-доски помогли FinOps команде не запутаться в задачах.

Родительские карточки на фасаде дочерних задач

Теперь на фасаде дочерних карточек будут отображаться родители, к которым они привязаны. Функция поможет визуально структурировать иерархию задач и проектов. Вы сможете сразу увидеть, к какому родителю относится задача, и быстро перейти в родительскую задачу.

Родители по умолчанию отображаются на фасаде дочерних карточек в полном виде. В компактном — не отображаются. Также можно самостоятельно настроить видимость родительских задач на фасаде, создав пользовательский вид карточки.

Появилась интеграция Kaiten и Test IT

Привет! У нас хорошая новость: теперь можно создавать задачи в Кайтене прямо из системы управления тестированием Test IT, а также связывать проекты из Test IT к Кайтену.

Подробные инструкции здесь.

Всем хорошего дня! 😌

На связи команда Кайтен. Сегодня ночью сервис был недоступен из-за одного из наших внутренних доменов, устранить неполадку удалось к 7:00 по МСК.

Мы уже приняли меры, чтобы избежать подобных инцидентов в будущем. Приносим извинения за доставленные неудобства.

📲 Выпустили новое приложение для Android

Скачайте в Play Market: https://play.google.com/store/apps/details?id=ru.kaiten.app

Старое приложение уже перестало работать и автоматически перенаправит вас на скачивание нового.

Все функции и особенности интерфейса остались прежними. Просто скачайте новое приложение и выполните вход в ваш аккаунт Кайтена.

Новое мобильное приложение доступно в России, Беларуси, Казахстане, Таджикистане и других странах. Если не видите новое приложение в поиске, смените регион на один из перечисленных.

Выпустили новый раздел в Настройках компании — Настройка ролей

Если коротко: функция поможет избежать ситуаций, когда администраторы рабочих элементов выдают кому-то высокие права без контроля администратора аккаунта.

Позволяет:

→ регулировать, какие роли можно выдавать внутри рабочих элементов;

→ выбрать роли по умолчанию в разных кейсах. Например если пользователь создает новое пространство, то он станет в нем админом или только редактором;

→ запретить приглашать гостей напрямую на пространство, в папку, сторимэп, документ.

Все это для надежного контроля административных прав и безопасности вашей информации.

Актуально для аккаунтов с модулем Группы пользователей.
👉 Подробности в инструкции.

Привет! Решили еженедельно делиться с вами подборкой лучших статей из блога Kaiten. На этот раз про Канбан, приоритизацию и коммуникации в команде. Ловите:

⭐️ Как перейти на Kanban — пошаговое руководство для четкой и прозрачной работы с Максимом Якубовичем — партнером Product Lab, тренером по управлению проектами и Agile

⭐️ Приоритизация по MoSCoW против хаоса — как грамотно расставлять приоритеты и не отвлекаться на лишнее. Пробуем использовать метод в Kaiten

⭐️ Как выстроить коммуникацию в команде — без задержек, конфликтов и недопонимания. Разбирает на примерах Арина Барлова, сертифицированный менеджер по проектам

⭐️ 12 принципов Agile-манифеста — читаем с комментариями Agile-коуча Романа Казакова

📲 Новое приложение Kaiten для Android

Выпустим новое приложение в конце этой недели. Оно будет доступно в России, Беларуси, Казахстане и других регионах.

Старое приложение перестанет работать и автоматически перенаправит вас на скачивание нового в Play Market.

Все функции и особенности интерфейса сохранятся. Вам просто нужно будет: скачать новое приложение и выполнить вход в ваш аккаунт Кайтена.

Как только выпустим релиз, поделимся здесь ссылкой.

Нет карточки — нет задачи: как дизайн-студия использует Kaiten

Сократили издержки больше, чем в 10 раз: заставляем сотрудников работать в таск-трекере и запрещаем ставить задачи в мессенджерах.

Сергей Коннов, управляющий партнер студии «Мера», поделился опытом использования Kaiten: https://secrets.tbank.ru/blogi-kompanij/kajten-dlya-dizajn-studii/

→ Заполняем карточки так, чтобы задачу понял кто угодно;

→ Отслеживаем нагрузку каждого сотрудника: сколько задач он выполнил и сколько часов намечено, сколько карточек в работе;

→ Работаем про Scrum и визуем каждый этап на досках;

→ Разработали собственную систему расстановки приоритетов под названием «Вера в задачу».

Ну и еще создали кучу локальных мемов, чтобы мотивировать команду фиксировать всю работу в Кайтене.

Обзор TAdviser на российский рынок систем управления проектами — по ссылке

Вызовы и перспективы развития, требования пользователей и тренды которые влияют на развитие продуктов. Довольно подробный и честный материал, в котором и мы приняли участие.

Устранение технического долга и рефакторинг стали приоритетными задачами. Это было необходимо для повышения качества работы систем и обеспечения их надежности. Пользователи, которые в спешке переходили на новые системы, спустя время начали углубленно изучать их возможности. Выяснилось, что некоторые функции либо отсутствуют, либо вызывают трудности. В ответ на это разработчики активно внедряли недостающий функционал.

А можно спросить? Можно! У Kaiten появилось неформальное комьюнити.

Чат для обмена опытом, ответов на вопросы и поиска единомышленников: https://t.me/+jSVttJybKWkxN2Qy

Мы знаем, что наш сервис используют люди близкие по духу, объединенные общей идеей – работать эффективно и с удовольствием. Нам будет просто найти общий язык.

Важно: это не чат поддержки и не официальный канал, а место для общения пользователей. Хотя команда Kaiten тоже будет в него заглядывать 💜

Присоединяйтесь!

🛠Приложение Kaiten в Google Play временно недоступно для скачивания, но вернется в ближайшие дни.

📲 Выпустили новое приложение на iOS

Скачайте в App Store: https://apps.apple.com/app/id6739029367

❗️Важно: новое мобильное приложение для iOS, доступно в России, Беларуси, Казахстане, Таджикистане и Туркменистане. Если в вашем App Store установлен другой регион, нужно будет изменить его на один из перечисленных (профиль App Store → ваше имя → страна / регион)

Старое приложение уже перестало работать и автоматически перенаправит вас на скачивание нового в AppStore.

Все функции и особенности интерфейса остались прежними — оставайтесь на связи и работайте с задачами и документами там, где вам удобно.

Android-версия пока что остается прежней.

Диаграммы в Документах Kaiten

Теперь можно встраивать диаграммы из draw.io в Документы Kaiten: добавить ссылку на готовую диаграмму или построить в редакторе с нуля.

📲 Новое приложение Kaiten на iOS
В начале следующей недели мы выпустим новое мобильное приложение для пользователей iOS, которое будет доступно в России, Беларуси, Казахстане, Таджикистане и Туркменистане.

Старое приложение перестанет работать и автоматически перенаправит вас на скачивание нового в AppStore.
Все функции и особенности интерфейса сохранятся.

Android-версия приложения пока что остается прежней.

200 обращений в месяц и один сотрудник техподдержки

Core12 разрабатывает ПО для автоматизации автомоечного бизнеса. Год назад они уже рассказывали, как организовали поддержку клиентов в Kaiten. А теперь поделились нововведениями, которые позволили улучшить уровень обслуживания:

→ подключили своего TG-бота, в котором можно отправлять голосовые в поддержку;

→ упростили систему оценок поддержки и получают больше обратной связи;

→ используют SLA в заявках и прокачивают эффективность сотрудников.

Итог: 235 заявок в месяц своевременно обрабатываются силами одного сотрудника.

Обязательно читайте кейс Core12, берите на заметку и делитесь своими лайфхаками и опытом в комментариях: https://vc.ru/hr/1789637-200-obrashenii-v-mesyac-i-odin-sotrudnik-tehnicheskoi-podderzhki

ТестОпс выпустил интеграцию с Kaiten

Она позволяет:
→ связывать сущности ТестОпс (тест-кейсы, запуски, результаты тестов, дефекты, карантин) с задачами Kaiten;
→ создавать задачи в Kaiten через интерфейс открытого дефекта в ТестОпс

Инструкция по настройке

«ИТ-волонтеры» на Черноморском побережье координируют работу команд в Kaiten

Помогать с очисткой побережья можно не только на месте бедствия, но и удаленно. Именно так действуют энтузиасты волонтерского диджитал-сообщества. Они разрабатывают ИТ-инструменты для поддержки волонтеров «в полях». Например, создали онлайн-карту для отображения штабов, заявок на помощь и других данных.

Все началось с 6 волонтеров, а теперь их уже несколько сотен.

Анна и Александр, координаторы распределенных волонтерских ИТ-команд, рассказали, как организована их работа 👉 Читать на VC