Как правильно рассказывать о ходе проекта
Если вы работаете над чем-то значимым, рано или поздно окружающие начнут интересоваться результатами и просить у вас регулярные апдейты. Это могут быть квартальные отчёты для владельцев или инвесторов, еженедельные сообщения для руководителя, письма смежным командам и т.д. Вот несколько советов как делать это эффективно:
1. Помните свою роль. Каждое сообщение должно подтверждать, что вы надёжный менеджер в своей зоне ответственности. Если у вас просят апдейты — вам что-то доверили: продукт, деньги, репутацию. Покажите, что цените это доверие и относитесь к делу серьёзно.
2. Избегайте привычности. Строгая регулярность и однообразие быстро усыпляет внимание. Если отправлять апдейты каждую вторую среду в одно и то же время — их перестанут читать. Лучше писать раз в 2-3 недели, когда есть что сказать. Так ваши сообщения будут ждать, а не пролистывать.
3. Это не отчёт, который можно написать в последний момент. Заранее думайте, что расскажете в следующий раз, и работайте так, чтобы было что рассказать.
4. Начните с TL;DR. Одна фраза — суть. Дальше — 2-4 предложения о главных целях проекта. Читатели умные, но занятые и, скорее всего, уже забыли, о чём вы писали в прошлый раз. Лично у меня самая любимая часть любого большого отчета — внятное executive summary с небольшой интригой, и мне жутко некомфортно, когда его нет.
5. Люди любят приятные сюрпризы. Хорошие новости случаются не так часто, как хотелось бы, и не так уж случайно — иногда их стоит заготовить заранее.
6. Люди не любят неприятные сюрпризы. Сообщать плохие новости — тоже искусство. Если неприятностей не избежать, сначала поговорите с ключевыми людьми лично. Потом рассказывайте остальным в 2-3 этапа: сначала намекните на возможную проблему, в следующий раз подтвердите, если проблема реальна. Исключение — экстренные ситуации! Тут сразу по фактам.
7. Изменения нужно признавать. Если в прошлом апдейте вы писали «а», а теперь — «б», и это противоречит «а», объясните, почему так вышло. Если вы сами замечаете свои противоречия, это воспринимается как рабочие моменты, а если не замечаете — как некомпетентность.
8. Не обижайте никого, даже случайно. Факты — это хорошо, но тон тоже важен. «Эта команда ничего не знает, нам нужны другие люди» — звучит ненужно грубо, даже если это правда. Лучший совет — помнить, что ваше сообщение так или иначе дойдет до тех, кого вы критикуете.
9. Людям нравится знать, что руль держит надежный капитан. Ваш тон должен внушать спокойствие и уверенность. Без истерик и лишних эмоций. Даже если внутри всё в огне.
10. Ваш апдейт — не самопрезентация. Многие боятся показаться некомпетентными и шлифуют отчет до стерильности, часто вымывая и конкретный смысл. Не нужно. Пишите о работе, а не о себе. Пусть другие делают выводы.
11. Дайте ответ на три главных вопроса. Выберите три вопроса, которые волнуют вашу аудиторию больше всего, и дайте на них прямые и чёткие ответы.
12. Не прячьте проблемы. Все риски и неудачи сложите в отдельный раздел и не бойтесь его показывать. Будьте честны, показывайте план действий и сохраняйте хладнокровие. Открытость и ответственность привлекают, паника — отталкивает.
13. Цель апдейта — чтобы люди в каждый момент времени знали, как идут дела, без необходимости отдельно распрашивать вас.
—
Пономарь